10. Verslag verantwoordingsorgaan

Het verantwoordingsorgaan van Oak Pensioenfonds bestaat uit 9 leden. De samenstelling van het VO is gedurende 2025 ongewijzigd gebleven.

Het verantwoordingsorgaan geeft een oordeel over het door het bestuur uitgevoerde beleid en de beleidskeuzes van het bestuur voor de toekomst. Tevens geeft het verantwoordingsorgaan een oordeel over het handelen van het bestuur aan de hand van het jaarverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van het intern toezicht.

2025 stond in het teken van het invaren. De overgang naar de Wtp-regeling is per 1 januari 2026 een feit. Dit was een veelomvattend en spannend traject voor bestuur en stakeholders.

De onzekere situatie op het wereldtoneel zorgt voor blijvende wereldwijde onrust. Begin 2025 zagen we tijdelijk een wereldwijde daling op de beurzen als gevolg van de Amerikaanse aankondiging van ingrijpende nieuwe importheffingen. De huidige situatie in de wereld laat meer onzekerheden zien.

Het verantwoordingsorgaan complimenteert het bestuur en het bestuursbureau over de wijze waarop zij in 2025 het verantwoordingsorgaan hebben meegenomen, geïnformeerd en ondersteund. Ook het afgelopen jaar heeft weer veel inzet van iedereen gevraagd.

We zijn van mening dat het bestuur een goed en gedegen proces heeft doorlopen om beheerst te kunnen invaren. Het op de vastgestelde ijkmomenten steeds weer beoordelen of invaren beheerst en evenwichtig kan, heeft zijn waarde bewezen. Gekeken naar de negatieve teneur en de angst die we als verantwoordingsorgaan vooraf meekregen vanuit de achterban waar onder meer het verlies van zekerheid een rol speelt, kunnen we vaststellen dat de praktijk bij ons (gelukkig) anders is geweest. Wij hebben vanuit anderen in de sector en van het bestuur juist een positief verhaal teruggekregen over het invaren en het resultaat van het invaren.

Het verantwoordingsorgaan vindt dat het bestuur hen goed heeft meegenomen in de bestuurlijke agenda en lopende dossiers. De open dialoog in onze gezamenlijke vergaderingen laat zien dat het bestuur aandacht heeft voor onze vragen en daar op een serieuze manier mee omgaat. Een open gesprek biedt ook ruimte voor discussie. Wanneer we van mening verschillen omdat het vertrekpunt anders is, kunnen we hierover het gesprek voeren en dit samen tot een goed einde brengen.We realiseren ons dat sommige thema’s door de jaren heen gevoelig blijven.Daarnaast kennen we onze eigen stokpaardjes. We vragen continu aandacht voor kostenbeheersing en houden oog voor begrijpelijke communicatie. Het bestuur heeft ons gedurende het jaar inzicht gegeven in het verloop van de uitvoeringskosten en de inschatting daarvan naar de toekomst. Dit omdat we hadden verwacht dat de uitvoeringskosten niet verder zouden stijgen. We zien dat het bestuur stuurt op kostenbeheersing.

En daar waar we dan een kritische blik hebben, begrijpen we de reactie van het bestuur.Ook als de reactie tot een andere uitkomst leidt dan onze initiële wens. Denk aan het spanningsveld bij de verplichte opzet van communicatie.

In 2025 is een nieuwe bestuurder op voordracht van het verantwoordingsorgaan in het bestuur benoemd. De pensioengerechtigde geleding in het verantwoordingsorgaan was nauw betrokken in dit proces. We kijken met een positief gevoel terug op het benoemingsproces waarbij we zijn gekomen tot een gezamenlijke onderbouwing.De grondige voorbereiding door het bestuursbureau was voor onze voorbereiding erg prettig. Een dergelijk proces doorlopen we immers maar een enkele keer.

Het verantwoordingsorgaan is van mening dat het bestuur adequaat en duidelijk reageert op de vragen die vooruitlopend op de vaststelling van het jaarverslag zijn gesteld. Het gehanteerde proces hierin is strak georganiseerd.

Het verantwoordingsorgaan hanteert een eigen jaarplan. Wij zijn van mening dat we onze rol het beste kunnen invullen in goede dialoog met het bestuur. Transparantie in besluitvorming en evenwichtige afweging van de belangen van alle stakeholders door het bestuur is de norm van het VO. Wij starten met een eigen overleg en in een aantal gevallen vindt aansluitend een overleg plaats met het bestuur. In het overleg met het bestuur is ruimte voor vragen, dialoog en bespreking van actualiteit. De voorzitters van het verantwoordingsorgaan stemmen in een vooroverleg met de voorzitters van het bestuur zoveel mogelijk de agenda af. Waar nodig en mogelijk wordt dit overleg ook gebruikt om externe adviseurs uit te nodigen voor een toelichting of een presentatie. Het verantwoordingsorgaan sluit iedere vergadering af met een evaluatie.

Een afvaardiging van het verantwoordingsorgaan was vanwege de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel vertegenwoordigd in het Breed Beraad. Dit laatste is een overlegplatform dat actuele ontwikkelingen op pensioengebied informatief deelt met de betrokken stakeholders van de sectoren Interieurbouw en Meubelindustrie, Tentoonstellingsbouw, Orgelbouw en Houthandel.

Wij beoordelen de handelwijze van het fonds aan de hand van de volgende criteria:

1. Good governance

2. Evenwichtige afweging van belangen

3. Risico’s beheersen

4. Transparantie en uitlegbaarheid

Naast de vergadermomenten is ook tijd ingeruimd voor kennisbevordering. Het afgelopen jaar hebben we ons verder verdiept in de Wtp, specifiek het Target Operating Model waarin we zijn meegenomen in de route van premie tot uitkering en welke partij welke rol daarbij heeft. Daarnaast hebben we ons verdiept in de Wtp communicatie met deelnemers, pensioengerechtigden en werkgevers. Ook hebben we een eerste verkenning in de beleidsmatige en praktische aspecten van AI gedaan.

Jaarlijks doen we een zelfevaluatie. We vinden dat wij als verantwoordingsorgaan weer een stapje verder zijn gekomen in het bereiken van de doelen die we onszelf hebben gesteld. De samenwerking onderling verloopt prettig en er is ruimte voor dialoog. De onderlinge wisselwerking verloopt steeds beter en we hebben aandacht voor een proactieve opstelling. Deze dynamiek wenst het verantwoordingsorgaan vast te houden naar de toekomst toe. Ook wanneer de bezetting, per 1 juli, (deels) zal wijzigen door het vertrek van een aantal leden.

• 6 vergaderingen
• 4 vergaderingen met het bestuur
• 2 themabijeenkomsten
• 1 strategiedag met bestuur en sociale partners
• 4 vergaderingen met het Breed Beraad. Voorzitter en vice-voorzitter sluiten daarbij aan.

Het verantwoordingsorgaan constateert dat het bestuur de aanbevelingen opvolgt. Tijdens de strategiedag is het verantwoordingsorgaan meegenomen in de eerste verkenningen over de groeistrategie. De verdere uitwerking hiervan heeft het bestuur doorgeschoven naar 2026. Het bestuur heeft het verantwoordingsorgaan meegenomen in de beweegredenen van de opgeschoven timing. Deze beweegredenen zijn volkomen duidelijk.

• Blijf oog houden voor de hoeveelheid werk voor bestuur, maar zeker ook bestuursbureau.
• Zorg voor voldoende aandacht voor de impact van AI op lopende processen.
• Het monitoren van de afhankelijkheid van Amerika en het ontbreken van voldoende alternatieven vanuit Europa.
• Zorg voor een duidelijke visie en een SMART Plan van Aanpak over de(groei)ontwikkeling van het fonds na het invaren.

We vinden de wijze waarop het bestuur ons informeert, zowel qua proces als inhoud, constructief. Het onderliggende contact is en blijft goed en staat een stevige discussie niet in de weg. We willen deze dynamiek graag vasthouden, ook met het oog op de nieuwe samenstelling van ons als verantwoordingsorgaan.

Het verantwoordingsorgaan geeft hierop, naar aanleiding van bovenstaande, een positieve oordeel over het door het bestuur gevoerde beleid af.

Als bestuur vinden we het fijn om deze reactie van jullie te ontvangen.We spreken elkaar geregeld en in deze gesprekken kunnen we elkaar altijd vinden. Het is prettig om dit terug te lezen in jullie oordeel als verantwoordingsorgaan. Als bestuur waarderen we de betrokkenheid van het verantwoordingsorgaan. We trekken de wijze van samenwerken graag door naar de toekomst.

We waarderen het oog dat jullie hebben voor de geleverde inzet van zowel bestuur als medewerkers van het bestuursbureau.