23. Verklaring naleving gedragslijn Verwerking Persoonsgegevens Pensioenfondsen

De Gedragslijn Verwerking Persoonsgegevens Pensioenfondsen (hierna: de Gedragslijn) is opgesteld door de Pensioenfederatie en heeft een bindend karakter voor pensioenfondsen die lid zijn van de Pensioenfederatie. Met de Gedragslijn geven pensioenfondsen invulling aan de wijze waarop zij persoonsgegevens van (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden en andere aanspraakgerechtigden verwerken.

De Gedragslijn verplicht pensioenfondsen om te rapporteren over de naleving ervan. Als lid van de Pensioenfederatie legt Oak Pensioenfonds met dit jaarverslag verantwoording af over de toepassing van de normen uit de Gedragslijn gedurende het verslagjaar 2025. Indien normen niet of niet volledig zijn toegepast, wordt dit gemotiveerd toegelicht.

De toepassing van de Gedragslijn is vastgelegd in de privacy-gerelateerde beleidsdocumenten van het fonds en is geborgd binnen de relevante (uitbestedings-)processen. De Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) van het pensioenfonds ziet actief toe op de naleving hiervan.

Daarnaast heeft Oak Pensioenfonds bij alle als kritisch aangemerkte uitbestedingspartijen die namens het fonds persoonsgegevens verwerken een uitvraag uitgevoerd naar de naleving van de Gedragslijn. Hierbij is tevens acht geslagen op beschikbare assurancerapportages en zijn aanvullende uitvragen en overleggen gevoerd met de uitbestedingspartijen die tevens als verwerker zijn aangemerkt. Alle uitbestedingspartijen hebben verklaard de normen van de Gedragslijn na te leven, aanvullend op de geldende verplichtingen uit hoofde van de AVG. Op basis hiervan is vastgesteld dat aan de normen van de Gedragslijn wordt voldaan.

Oak Pensioenfonds verklaart zich in 2025 te hebben gehouden aan de Gedragslijn Verwerking Persoonsgegevens Pensioenfondsen.