2. Organisatie

Oak Pensioenfonds hanteert het omgekeerd gemengd bestuursmodel. In dit model bestaat een duidelijke scheiding tussen de inhoud van de pensioenregeling (vast te stellen door de sociale partners), beleidsvorming door het pensioenfondsbestuur (het bestuur), de uitvoering van het beleid (door de uitvoerend bestuursleden) en het intern toezicht waarin de pariteit is vertegenwoordigd (door de niet-uitvoerend bestuursleden). De niet-uitvoerende bestuurders worden in de interne toezichtstaken ondersteund door een onafhankelijke auditcommissie. Het bestuur legt verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan over het beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd. 

Het bestuursbureau ondersteunt het bestuur en de operationele-, portefeuille- en werkgroepoverleggen bij de uitvoering van hun taken. Het bestuursbureau zorgt voor het plannen en coördineren van de activiteiten op bestuurlijk niveau en heeft een beleidsvoorbereidende en adviserende rol.

De sociale partners bepalen de inhoud van de pensioenovereenkomst (voorheen: de pensioentoezegging). Zij dragen ook de niet-uitvoerend bestuursleden voor, met uitzondering van de onafhankelijk voorzitter en het bestuurslid namens de pensioengerechtigden.

De betrokken sociale partners (werkgevers en werknemers) zijn:

• Koninklijke CBM (Interieurbouw en Meubelindustrie);  
• CLC Vecta (Tentoonstellingsbouw);
• VON (Vereniging Orgelmakers Nederland);
• Koninklijke VVNH (Vereniging van Nederlandse Houtondernemingen);  
• FNV;
• CNV.

Oak Pensioenfonds kent twee onafhankelijke uitvoerend bestuurders en zeven niet-uitvoerend bestuurders, waaronder de onafhankelijk voorzitter. De uitvoerend bestuurders en de voorzitter zijn onafhankelijke professionals, dat wil zeggen dat zij niet verbonden zijn met de voordragende organisaties. Vijf niet-uitvoerend bestuurders worden voorgedragen door de werkgevers- en werknemersorganisaties en één niet-uitvoerend bestuurder wordt voorgedragen door de leden van het verantwoordingsorgaan die de pensioengerechtigden vertegenwoordigen.

Het bestuur heeft in de statuten vastgelegd langs welke procedure bestuursleden worden benoemd, geschorst of ontslagen.

Bestuursleden worden voor vier jaar benoemd. Benoeming vindt plaats op basis van het voor het desbetreffende bestuurslid geldende functieprofiel en na positieve toetsing door DNB. Bij de voordracht en/of de benoeming zijn in de samenstelling van het bestuur zowel complementariteit in geschiktheid als diversiteit naar leeftijd en geslacht belangrijke uitgangspunten.

Daarnaast is de directeur van het bestuursbureau, mevrouw J.Kersseboom, medebeleidsbepaler. Zij is verantwoordelijk voor de portefeuille Financiële Opzet en vormt samen met de uitvoerende bestuursleden het UB Plus.

Werkgevers- en werknemersorganisaties dragen vertegenwoordigers voor die worden benoemd door het bestuur. De vertegenwoordiger namens de pensioengerechtigden wordt door het bestuur benoemd op voordracht van de vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan. De onafhankelijk voorzitter wordt benoemd en ontslagen door de niet-uitvoerend bestuursleden. 

De NUB’er benoemen de UB’ers. Een uitvoerend bestuurslid kan worden ontslagen door de niet-uitvoerend bestuursleden, na het horen van het desbetreffende lid en het tweede uitvoerend bestuurslid.

Alle bestuursleden hebben een stem, met dien verstande dat de aanwezige werkgeversbestuursleden gezamenlijk evenveel stemmen uitbrengen als de aanwezige werknemersbestuursleden gezamenlijk uitbrengen.

Het bestuur stelt zich bij het uitoefenen van zijn taak onafhankelijk op en zorgt dat Oak Pensioenfonds uitsluitend handelt ten behoeve van al zijn belanghebbenden. Het bestuur inventariseert daartoe jaarlijks de(neven) functies van de bestuursleden. Het overzicht daarvan is te vinden in hoofdstuk 17 ‘Nevenfuncties’.

De taken en bevoegdheden van het bestuur zijn bepaald in de statuten en de governance nota van Oak Pensioenfonds.

Het bestuur heeft in 2025 vijftien keer vergaderd (fysiek en digitaal) inclusief twee thema- en opleidingsdagen (fysiek). Daarnaast namen bestuurders deel aan operationele-, portefeuille- en werkgroepoverleggen gerelateerd aan specifieke aandachtsgebieden. Verder waren er informele contactmomenten onder meer via conference calls.

In 2025 heeft het bestuur vier keer met het verantwoordingsorgaan vergaderd. Daarnaast is er in het voorjaar een themadag georganiseerd voor het verantwoordingsorgaan en heeft het verantwoordingsorgaan deelgenomen aan de strategiedag.

Voor een goede werking van het omgekeerd gemengde model zijn de activiteiten binnen het fonds onderverdeeld in vijf portefeuilles waaraan portefeuillehouders (per portefeuille uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders) zijn gekoppeld, te weten:

• Financiële opzet;
• Governance en compliance;
• Pensioenregeling en communicatie;  
• Risicobeheer;
• Vermogensbeheer.

De uitvoerend bestuursleden voeren het beleid van Oak Pensioenfonds uit gerelateerd aan een specifieke portefeuille. De niet-uitvoerend bestuursleden houden toezicht op de uitvoering van dit beleid en de werkzaamheden die door of namens Oak Pensioenfonds worden uitgevoerd. Zij staan de uitvoerend bestuurders bovendien met raad bij en fungeren in die zin ook als klankbord.

Het dagelijks bestuur (DB) bestaat uit de onafhankelijke voorzitter, de uitvoerende bestuurders en de directeur bestuursbureau. Dit overleg is verantwoordelijk voor de regievoering en de coördinatie voor een beheerste governance. Daaronder valt ook de relatie met toezichthouders. Het DB is verantwoordelijk voor het werkgeverschap richting de directeur bestuursbureau.

De onafhankelijke voorzitter ziet toe op een goede samenstelling en het functioneren van het bestuur en is namens het bestuur eerste aanspreekpunt voor het verantwoordingsorgaan, sociale partners en externe organisaties.

Het UB Plus bestaat uit twee uitvoerende bestuurders plus de directeur Bestuursbureau. Het UB Plus is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid ten aanzien van de hun toegewezen portefeuilles, zoals dit is vastgelegd in de jaarplannen, inclusief de daarbij behorende begroting. Het UB Plus voert zijn taken uit in overeenstemming met de wettelijke eisen en binnen de door het bestuur vastgestelde kaders en beleidsdocumenten van het pensioenfonds. In dit ruime kader bewaken de uitvoerende bestuurders de uitbestede werkzaamheden en handelen zij operationele zaken af. Daarnaast zijn de uitvoerende bestuurders verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding op deze portefeuilles. De uitvoerende bestuurders en de directeur Bestuursbureau leggen verantwoording af aan de niet-uitvoerende bestuurders. 

De onafhankelijke auditcommissie fungeert als sparringpartner van de niet-uitvoerend bestuurders op in ieder geval drie expertisegebieden: risicobeheersing, beleggingsbeleid en financiële opzet. Om haar functie op een goede manier te kunnen uitoefenen heeft de auditcommissie meerdere bevoegdheden:

• Zelf onderzoek doen in het kader van haar faciliterend toezicht of in opdracht van de niet-uitvoerend bestuurders;
• De niet-uitvoerend bestuurders gevraagd en ongevraagd adviseren;
• Toegang tot alle informatie die nodig is voor uitoefening van haar taken; en
• Het jaarlijks opstellen van een auditplan met voor het toezicht relevante thema’s.

De auditcommissie bestaat per 31 december 2025 uit drie onafhankelijke externe deskundigen:

Het bestuur heeft de inrichting (onder meer samenstelling en stemverhouding), de taken en de bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan vastgelegd in de statuten van Oak Pensioenfonds.

Het aantal maximale zittingstermijnen voor een VO lid is beperkt tot maximaal een periode van 12 aaneengesloten jaren (maximaal 2 herbenoemingen).

In 2026 worden verkiezingen georganiseerd voor de vertegenwoordigers van pensioengerechtigden. Ook komt één positie vacant voor de vertegenwoordiger van werknemers.

Het beloningsbeleid van Oak Pensioenfonds is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

• De vergoedingen van fondsorganen en uitbestedingsrelaties zijn in overeenstemming met de werkzaamheden, het risicoprofiel, de doelstellingen, het langetermijnbelang, de financiële stabiliteit en de prestaties van het pensioenfonds als geheel en moedigen niet aan tot het nemen van meer risico’s dan voor het pensioenfonds aanvaardbaar is.
  • Zo wordt bijgedragen aan een deugdelijk, prudent en doeltreffend bestuur.
• De beloning van de leden van fondsorganen staat in redelijke verhouding tot de gedragen verantwoordelijkheid, het tijdsbeslag en de aan de functie gestelde eisen en is afgestemd op de omvang en de organisatie van Oak Pensioenfonds.
• Het beloningsbeleid is passend gelet op de bedrijfstakken waarvoor Oak Pensioenfonds de pensioenregeling uitvoert. Oak Pensioenfonds hanteert voor leden van de fondsorganen geen prestatie gerelateerde beloningen. Er worden geen ontslagvergoedingen verstrekt.
• De beloning(scomponenten) voor de uitvoerende bestuursleden word(en) bepaald door het niet-uitvoerende deel van het bestuur. Die van de niet-uitvoerende bestuursleden, onafhankelijk voorzitter, auditcommissie en het verantwoordingsorgaan door het algemeen bestuur.
• Het fonds houdt zich aan Verordening (EU)2019/2088 van 27 november 2019 inzake informatieverschaffing over duurzaamheid in de financiële dienstensector (SFDR). De beloningsstructuur zet niet aan tot het nemen van buitensporige risico’s in verband met duurzaamheidsrisico’s. De beloning is niet afhankelijk van het al dan niet nemen van duurzaamheidsrisico’s.

Beloningen dienen passend en in redelijke verhouding te staan tot verantwoordelijkheid, functie-eisen en tijdsbeslag. Hieronder volgt een schematisch overzicht van de vaste vergoedingen van de leden van de verschillende fondsorganen van Oak Pensioenfonds. Daarna wordt per orgaan ingegaan op de omvang van de vergoeding van de individuele bestuursleden.

De vergoedingen worden bepaald aan de hand van een inschatting van het feitelijke tijdsbeslag (uitgedrukt in FTE) en de vervangingswaarde voor een middelgroot fonds op een marktconform niveau.

• 0,25 FTE voor een niet-uitvoerend bestuurslid, met uitzondering van de onafhankelijk voorzitter;
• 0,6 FTE voor de onafhankelijk voorzitter die tevens niet-uitvoerend bestuurslid is;
• 0,5 FTE voor het uitvoerend bestuurslid met de portefeuilles Vermogensbeheer en Financiële opzet;
• 0,7 FTE voor het uitvoerend bestuurslid  met de portefeuilles Pensioenregeling & communicatie en Risicobeheer.

De vervangingswaarde 2025 is vastgesteld op € 169.669 bij 1 FTE en geldt voor alle bestuurders.

Leden van de auditcommissie ontvangen een vaste jaarlijkse beloning van € 10.681 per lid. De beloning van de voorzitter van de auditcommissie bedraagt € 12.818. 

De leden van de auditcommissie hebben in 2025 in totaal € 34.182 aan vergoedingen ontvangen (2024: € 32.035).

Leden van het verantwoordingsorgaan ontvangen een vaste vergoeding van € 5.293 per jaar plus een kilometervergoeding van € 0,28.

Voor de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter is een toeslag van toepassing van respectievelijk 25% en 10%. 

De leden van het verantwoordingsorgaan hebben in 2025 in totaal € 49.491 aan reguliere vergoeding ontvangen exclusief reis- en verblijfkosten (2024: € 46.383).

Het pensioenfonds dient zorg te dragen voor een beheerste en integere bedrijfsvoering en heeft TriVu in dat kader benoemd tot externe compliance officer. Het pensioenfonds heeft een eigen gedragscode die op de website is gepubliceerd. De gedragscode heeft tot doel om gewenst gedrag te stimuleren en ongewenst gedrag te voorkomen. Dit draagt bij aan het integer functioneren van het pensioenfonds en het waarborgen van de goede naam en reputatie.

Op grond van de gedragscode zijn ultimo 2025 36 personen aangewezen die als verbonden persoon onder de gedragscode van het pensioenfonds vallen. Over 2025 hebben deze verbonden personen een verklaring van naleving van de gedragscode ingevuld en ondertekend waarbij meldingen ten aanzien van de gedragsnormen zoals nevenfuncties, geschenken, uitnodigingen en privébelangen zijn vastgelegd. Uit de insidertoetsing zijn geen onregelmatigheden voortgekomen. Verder beschikt het pensioenfonds, naast de gedragscode, over compliance documenten zoals een compliance charter, een integriteitsbeleid, een incidentenregeling, een klokkenluidersregeling en een systematische integriteitsrisicoanalyse(SIRA).

In de halfjaarlijkse rapportages over 2025 zijn mijn bevindingen en een aanbeveling voor 2026 opgenomen. Ik heb naar aanleiding van de door mij uitgevoerde toetsing de volgende bevindingen:

1. De meldingen die de verbonden personen in 2025 hebben gedaan, vallen binnen de normen van de gedragscode van het pensioenfonds.
2. Het pensioenfonds beschikt over toereikende en actuele compliance documenten, alleen de SIRA wordt in 2026 nog geactualiseerd.
3. Voor 2026 is de aanbeveling gedaan om te beoordelen of een aanpassing van het integriteitsbeleid nodig is in het kader van het Servicedocument Sanctieregelgeving van de Pensioenfederatie.

Zevenbergen, 13 maart 2026

TriVu

H. Pullen

Compliance Officer

Het fonds heeft voor de transitie Wtp een projectstructuur ingericht om een beheerste en integere transitie te borgen. Deze projectstructuur is in het jaarverslag 2024 beschreven en is ook in 2025 gecontinueerd in aanloop naar de transitiedatum van 1 januari 2026. De projectstructuur bestaat uit een stuurgroep die maandelijks bijeenkomt. Hieraan nemen een vertegenwoordiging van het bestuur (zowel uitvoerend en niet-uitvoerend bestuurders) en het bestuursbureau deel onder voorzitterschap van de onafhankelijk voorzitter van het fonds. De stuurgroep voert de regie over een aantal werkgroepen waarin ook de adviseurs en de uitbestedingspartners van het fonds participeren. De dagelijkse projectleiding wordt gevoerd door de directeur van het bestuursbureau, een uitvoerend bestuurder en een tijdelijk hiervoor aangestelde projectleider. De projectleiding borgt de betrokkenheid van de verschillende gremia (verantwoordingsorgaan, Breed Beraad), de sleutelfunctiehouders en de uitbestedingspartijen. De projectleiding verzorgt verder de communicatie van en naar de toezichthouders (de AFM, DNB) waaronder de behandeling van het invaarverzoek.

Het fonds heeft per 28 juni 2024 het formele invaarverzoek bij DNB ingediend met de wettelijk vereiste documenten zoals het implementatieplan en het invaarsjabloon. De invaardatum is gesteld op 1 januari 2026 (en inmiddels gerealiseerd). Het implementatieplan is in juli 2024 op de website gepubliceerd onder ‘nieuwe regels voor pensioen’, ‘nieuws en belangrijke documenten’. Met de indiening van het invaarverzoek zit het fonds ruim voor de wettelijke gestelde deadline en is ook aan de beoordelingstermijnen van DNB voldaan. Na de beoordeling door DNB is een geactualiseerde versie van het implementatieplan op de website gepubliceerd. Daarin is naast de compensatie aan werknemers die op 31 december 2025 en 1 januari 2026 in dienst zijn binnen de sectoren, ook de extra compensatie voor (jonge) slapers opgenomen.

In het implementatieplan is de beoordeling van evenwichtigheid opgenomen. Er moet sprake zijn van een evenwichtige transitie voor alle belanghebbenden. Conclusie van deze beoordeling is dat de transitie als geheel als evenwichtig kan worden beschouwd.

De inhoudelijke beoordeling is op 9 september 2025 afgerond door DNB, waarbij DNB een positieve beschikking van geen bezwaar aan het fonds heeft verstrekt. Om de positieve beschikking te verkrijgen heeft het fonds een aantal wijzigingen in het invaarverzoek doorgevoerd en met DNB opgenomen. Het betrof hier vooral het aanscherpen, verder verfijnen en verduidelijken van de transitiedoelstellingen, de bijbehorende (kwantitatieve) maatstaven en bandbreedtes (onder- en bovengrens). Deze wijzigingen zijn opgenomen en afgestemd met de sociale partners en het verantwoordingsorgaan die hiermee hebben ingestemd. De fondsdocumentatie horende bij het invaarverzoek is hierop aangepast en bestuurlijk vastgesteld.

Aan de afgegeven positieve beschikking is een aantal voorschriften verbonden, waaronder de maandelijkse verplichting van een monitoring transitie-effecten en voortgangsrapportage door het fonds aan DNB. Het fonds heeft over de maanden september, oktober, november en december 2025 aan DNB gerapporteerd. Het fonds heeft in de rapportage over oktober 2025 één materiële wijziging van het implementatieplan gemeld aan DNB. Dit betrof een wijziging van één van de go-/no-gomoment in de bestuurlijke besluitvorming en planning van het fonds. Daarnaast is vanuit de oplopende rente en dekkingsgraad de maximale begrenzing van de dekkingsgraad voor invaren verhoogd van 138% naar 150% met instemming van de sociale partners en het verantwoordingsorgaan. Ook hier is de fondsdocumentatie horende bij het invaarverzoek op aangepast en opnieuw bestuurlijk vastgesteld.

Het fonds heeft in 2024 een communicatieplan voor het Wtp-traject opgesteld en voorgelegd aan de toezichthouders AFM en DNB in het kader van het invaarverzoek. Het communicatieplan borgt dat deelnemers op een structurele en gerichte wijze worden geïnformeerd over het nieuwe stelsel en de transitie daar naartoe. Vastgelegd is hoe het fonds haar deelnemers meeneemt in de overgang naar de nieuwe regels onder de Wtp. Het plan omvat de gehele overgangsperiode: vanaf het moment van indienen van het communicatieplan bij de AFM tot en met een aantal maanden na de feitelijke overgang. In 2025 is het communicatieplan in werking getreden na de positieve beoordeling door de toezichthouders DNB en AFM. Het communicatieplan kent vier belangrijke communicatiemomenten richting de deelnemers. Het belangrijkste moment in 2025 was het zogenaamde communicatiemoment 2 met de eerste berekeningsbrief aan deelnemers. Het fonds heeft met deze brief in november 2025 alle deelnemers geïnformeerd over de transitie Wtp. In de brief wordt uitgelegd wat de overgang van het oude (FTK) naar het nieuwe (Wtp) pensioenstelsel voor de deelnemers betekent. De brief bevat ook een prognose van de pensioenverwachting onder de Wtp. Vrijwel alle deelnemers gaan er met de overgang naar het nieuwe stelsel in de pensioenverwachting op vooruit. In 2026 krijgen de deelnemers nog een definitieve berekeningsbrief met de uiteindelijke pensioenverwachting onder de Wtp. Dit betreft dan het vierde en laatste communicatiemoment vanuit het communicatieplan.

Ieder project kent risico’s, zo ook de transitie Wtp. Het is daarom belangrijk de risico’s goed in kaart te brengen en te monitoren. Dit geldt zeker in het Wtp-traject dat veel afhankelijkheden met andere partijen kent en ook een overgang naar nieuwe IT-systemen en processen behelst. Daarom heeft het fonds een apart risicodashboard Wtp ontwikkeld. De mate van risicobeheersing bij de voortgang van het project is hiermee gemonitord. Het dashboard is een middel om te sturen op de beheersing van de risico’s die gepaard gaan met het project.

In 2025 waren met name de gereedheid van de PUO en de haalbaarheid van de planning belangrijke risico’s. Middels het risicodashboard en meerdere risicoanalyses heeft het bestuur kunnen vaststellen dat de risicobeheersing op orde was in 2025 en dat er sprake is van een beheerste en integere bedrijfsvoering om in te varen.

In 2026 bevindt het project zich in de nazorgfase. Het fonds blijft de Wtp risico’s monitoren en borgen dat het project ook vanuit risicobeheersing afgerond kan worden en onderdeel wordt van de reguliere risicomanagementprocessen.